Aus einer Workflow Vorlage kann einen operativen Synapcus Workflow erstellt werden. Diese Aktion kann entweder unter "Administration" oder unter einen gegebenen Prozess gemacht werden (z.B. unter "Projekt/Workflows"). Für die als Aktivitäten definierte Schritte, die Workflows generieren Synapcus Aktivitäten, die auch Teil von Kanbans, Feeds oder sonstige Darstellungen sein können. Somit werden die User über Workflowaktionen informiert auch ohne die Workflowdiagramm zu öffnen.

Workflow Eigenschaften

Die Workflow Eigenschaften werden links angezeigt. Hier können Informationen wie Bezeichnung, Start-, Enddatum, Ersteller, Beschreibung usw. eingetragen werden. 

Workflow Aktivitäten

Bei der Workflow Erstellung werden Synapcus Aktivitäten für alle Kästchen vom Typ "Activity" generiert. Diese stehen zunächst im Status "Entwurf" und werden nur innerhalb des Workflow-Diagramms angezeigt. Der Workflow wird ursprünglich im Status "geplant" gesetzt. Um den Workflow manuell zu starten, setzen Sie seinen Status auf "in Arbeit". 

Die in den Vorlagen Editor erstellten "Aktivität"-Kästchen werden mit vordefinierten Werten belegt. Diese können nun im Synapcus Workflow Editor geändert werden (Beteiligte Personen, Zeitlimit, Stichworte usw.).

Im Workflow Diagramm können die Aktivitäten der Reihe nach über den "Play"-Button gestartet werden. Zuerst werden diese als "geplant", danach als "erledigt"(bzw. "Decision:Option", wie z.B. "Freigabe:ja") gesetzt.

Alle Teilnehmer der Aktivität bekommen die Aktivität ihrem Activity-Feed angezeigt und können diese dort bearbeiten bzw. den Status fortschreiten.

Wenn die letzte Aktivität im Workflow erledigt wurde, wird der Workflow automatisch im Status "erledigt" gesetzt.

Starten eines Workflows

Ein Workflow kann manuell, periodisch oder ereignisgesteuert gestartet werden.

Für die ereignisgesteuerten Workflows, mögliche Auslöser sind das Erstellen eines Datensatzes von einem bestimmten Typ, oder das Setzen eines definierten Felds auf einen bestimmten Wert. So können beispielsweise einen Workflow erstellt werden, der immer dann ausgeführt wird, wenn ein Benutzer die Genehmigung für einen Antrag anfordert (z.B. Reiseantrag).

Periodische Workflows können so geplant werden, dass sie regelmäßig ausgeführt werden.

Auch gewisse Geschäftsregeln können den Start eines Workflows verursachen (Ereignis).